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Perché ti serve un coach GTD®

Come fare a cambiare?

Possiamo guardare un video, leggere un libro, e partecipare a un seminario che possono fornire informazioni e prospettive significativamente utili. Gran parte di ciò che è richiesto dal nuovo stile di leadership, tuttavia, non riguarda ciò che sappiamo, ma riguarda il modo in cui operiamo personalmente quando il gioco si fa duro.

Spesso abbiamo bisogno di un supporto professionale in tempo reale per installare nuovi comportamenti, e per ritrovarci e mantenerci ai livelli – migliorati – rispetto ai quali vogliamo operare.

Ciò non riguarda quello che potremmo ritrovarci a dichiarare alla prossima riunione (“oddio, ma fa un altro seminario?”). Ciò riguarda reazioni e azioni molto influenti, praticamente abituali, che si verificano quando viaggiamo con il pilota automatico. Riguarda ciò che sicuramente faremo, sia secondo le attese degli altri che (ancor più importante) secondo noi stessi, quando saremo sotto la pressione del mondo reale.

Un personal coach

Per adottare rapidamente questi cambiamenti e miglioramenti permanenti nella nostra vita – e nel nostro stile di vita professionale – abbiamo bisogno di modelli, mentori, e – soprattutto – di personal coach, con cui trascorrere del tempo reale, per metterci in condizione di fare concretamente le cose che abbiamo davvero bisogno di fare, da adesso in poi.

In qualità di leader noi desideriamo davvero lavorare diversamente. E quando improvvisamente ci troviamo a essere più consapevoli, vorremmo che fosse accaduto ieri (e perché no, dal momento che sappiamo che è la cosa giusta da fare?). Tuttavia un comportamento strategico autoconvincente, se non esiste già al livello desiderato, raramente emergerà di per sé, e sicuramente non in modo rapido.

La forza di volontà non basta

Noi possiamo cambiare i nostri comportamenti con la forza di volontà, ma per un lasso di tempo molto limitato. Se hai un carattere forte, e in particolare hai una mentalità forte, ti darò un paio di giorni. Se sei in un rifugio tra le montagne, senza il telefono, né il fax, né il computer… Magari anche una settimana. Dopodiché, il pilota automatico prenderà il sopravvento. L’intenso attacco a tutti i tuoi temporanei sforzi è dietro la tua porta. Ci sono troppe cose nel mondo alle quali tu hai bisogno di dedicare la tua attenzione consapevolmente, e non hai una larghezza di banda personale tale da mantenere la presa rispetto alla nuova direzione. Conosci meglio, ma non fai meglio. (Dubito che chiunque stia leggendo qui non abbia sentito almeno un paio di queste battute nei propri dialoghi interiori…)

Perché ho appena mangiato tre ciambelle?! Cavolo, ho perso il controllo di nuovo! Non sono stato in grado di andare in palestra questa settimana… Non ho avuto tempo di aggiornare i miei direttori sui miei pensieri… Ho dimenticato di mantenere Susan aggiornata su questo progetto… Ho dimenticato di scrivermelo… Ecc. ecc. fino alla nausea.

Tutti abbiamo i nostri punti deboli. E alcuni di questi potrebbero introdursi nell’area di importanza critica per le nostre attività. Non molto tempo fa la mia personalità orientata ai risultati fu richiesta per farci decollare. Ma ora sta limitando l’iniziativa del team senior. Non molto tempo fa la mia tolleranza rispetto a tonnellate di lavori incompleti fu richiesta per rimanere assennati e focalizzati su ciò che dovevamo fare. Ora mi trovo a fronteggiare i prezzi che ho pagato per gli accordi non rispettati. Crescita. Maturità. Nuove istanze per nuove situazioni in nuovi mondi.

Sono sicuro che questo testo in merito al coaching dei manager è venuto in essere perché c’è un mondo post-Maslowiano di persone sofisticate per le quali migliorare se stesse non significa ammettere il fallimento o la sconfitta. Eccellenza, qualità, portata e impatto sono ora calici d’oro senza fine, davanti ai migliori di noi. Dunque ci sono cose che tutti noi dobbiamo e vogliamo imparare, per darci il vantaggio che desideriamo, o per sbloccare il potenziale che lottiamo per realizzare. Una delle due funzioni di maggior valore di un coach è sempre stata il ruolo di consulente: fornirci nuovi e utili punti di vista.

Nuovi e utili punti di vista

La prospettiva è la più sfuggente e più preziosa commodity di questo pianeta. Non importa dove ti trovi, non importa quanto tu stia volando basso, il tuo punto di vista in merito a dove sei e a dove vuoi andare e a come ci puoi arrivare sarà una commodity incommensurabile. Abbiamo bisogno di vedere “fuori dalla scatola”. Abbiamo bisogno di ascoltare opinioni esterne riguardo a cosa stiamo facendo e a come la stiamo facendo. Questo è, e sarà sempre, il valore di un consulente.

Ma se vogliamo che il cambiamento accada ora, e vogliamo che duri, abbiamo bisogno di metterci nelle mani di un trainer, che ci convinca e ci formi attraverso l’esempio diretto di nuovi comportamenti, nel mondo reale. Vogliamo e abbiamo bisogno di qualcuno o qualcosa che sia lo scoglio in mezzo al mare al quale possiamo aggrapparci, per superare i profondi solchi inconsci dell’abitudine. Abbiamo bisogno di una catena per legarci a ciò che ci terrà saldi, che sarà pure un’àncora rispetto agli uragani dei condizionamenti passati e le istanze delle nostre vite che ci distraggono dal nostro nuovo comportamento controllato in modo conscio.

Chiunque abbia mai lavorato con un personal trainer per l’esercizio fisico sa esattamente di cosa parlo. Quando mi sono veramente dedicato a cambiare la mia fisiologia e il mio regime fisico, i momenti più efficaci sono stati sempre quelli in cui ho investito tempo e soldi per coinvolgere qualcuno di cui mi fidassi per portarmi a livelli di coerenza e di performance delle quali la mia stessa zona di comfort non avrebbe facilitato il raggiungimento.

Noi abbiamo bisogno di incidere nuovi solchi nei nostri schemi. Il modo più rapido è affidarsi a un coach, il cui lavoro consiste nel mantenere il focus e consolidare uno schema che ci aiutino a ripetere i nuovi comportamenti. Il nuovo modello ha bisogno di essere inciso, e il solco deve essere reso più profondo. Potrebbe consistere in un nuovo modo di pensare, un nuovo modo di sentire, e/o un nuovo modo di agire e reagire. Ma se è un “nuovo modo” in toto, è un territorio sconosciuto al nostro inconscio, è deve pertanto essere reso molto più familiare al nostro sistema nervoso di base. Noi vogliamo diventare “inconsciamente capaci”. Non vogliamo essere oppressi o obbligati da un’altra persona per mantenerci in linea per sempre. Sappiamo che alla fine dobbiamo semplicemente fare da soli acquisendo il nuovo comportamento come modo di vivere e di lavorare. Ma dobbiamo riconoscere che il cammino verso tale libertà non è libero.

Io ho trovato utile, con i miei clienti, ricordare loro un vecchio modello comportamentale, che identifica le quattro fasi del cammino verso un cambiamento di condotta permanente:

1 – Incompetenza inconscia

“Non so nemmeno di non sapere ciò che non so”. Molte persone semplicemente vagano nel miasma della non realizzazione di ciò che loro non si rendono conto che sia un problema. Ne sono semplicemente travolte, e sono fondamentalmente intorpidite.

Fattore dolore/aspirazione (e dunque cambiamento) = zero.

2 – Incompetenza conscia

“Io ora so dove vorrei essere e cosa vorrei essere impegnato a fare, ma non so come arrivarci, o come arrivare a fare ciò che vorrei fare”.

Questo è il primo “aha!” che viviamo, e ora siamo consapevoli che le cose potrebbero e dovrebbero essere diverse da come sono, ma… Amico, non ho la più pallida idea di come agire concretamente! Io ora so che dovrei avere una “cultura collaborativa” ma non so effettivamente come o se posso averla. Io so che noi dovremmo essere “l’avanguardia”, essere nell’occhio del ciclone o facilitare l’innovazione… Ma cosa dovrò fare oggi pomeriggio?

Fattore dolore/aspirazione = variabile, che dipende dall’impegno rispetto al nuovo standard. Questa è la fase in cui spesso le persone si ritrovano dopo un gran bel libro, seminario o un’altra esperienza iniziale educativa e che apra gli occhi.

3 – Competenza conscia

“Io ora so come farlo succedere, e so che posso farlo, (ma devo continuamente ricordare a me stesso di farlo, e regolarmente esco dai binari).”

Fattore dolore/aspirazione = variabile, che dipende dall’impegno rispetto al nuovo standard e dal delta tra la realtà attuale e quel nuovo standard. Questo è il terreno davvero impervio. Siamo stati al seminario, abbiamo provato e testato alcune cose da fare da soli, siamo davvero entusiasmati perché sappiamo che possiamo farlo e possiamo arrivare. Ma, cavolo! Non sembro in grado di rimanere ! Abbiamo costruito il nuovo sistema, la mia segretaria ed io abbiamo convenuto alcune nuove policy in merito a come dovremmo lavorare insieme, abbiamo avuto un paio di riunioni che hanno preparato il terreno per nuovi livelli di comunicazione e di apertura, ma accidenti, le cose sembrano tornare tutte come al solito, e io temo che abbiamo sprecato tutti i nostri soldi con il consulente! Io ora so come guidare l’auto, ma devo continuare a ricordare a me stesso di tenere le mani sul volante e di restare consapevole della macchina e di come la sto guidando. Troppo spesso vengo distratto dal contesto e dal mio modo di pensare abituale, e dimentico di focalizzarmi sul nuovo comportamento controllato che ho bisogno di mantenere.

4 – Competenza inconscia

“Semplicemente lo faccio. Ci penso solo quando non lo faccio, e allora devo farlo.” Questa è vera motivazione, quando la parola motivazione neanche ti viene in mente. Semplicemente lo fai. Lavare i denti, farsi una doccia. Mi sentirei semplicemente imbarazzato, a disagio e di malumore se non lo facessi. Ovviamente svuoto la mia segreteria telefonica e il mio “in” ogni giorno. Se non lo facessi, il “fattore schifo” sarebbe troppo elevato. Ovviamente il mio staff è felice e impaziente di venire a lavoro. Se non lo fosse, mi sentirei troppo strano… Semplicemente non permettiamo che accada.

L’obiettivo dovrebbe essere raggiungere il livello della capacità inconscia. Ottieni che il nuovo comportamento confluisca nella modalità pilota automatico. Stabilisci lo standard interiore, il “set point”, così ben inciso nel sistema nervoso che non potresti tollerare che le cose vadano diversamente. Non ho bisogno di automotivarmi per purificare il mio pensiero, catturare i miei impegni, prendere le decisioni d’intervento richieste, e rivedere tutto l’insieme regolarmente. Perché? Perché non sopporto il senso di disagio che mi mette non fare queste cose.

Come passare alla fase 4

Il coaching GTD® è un modo ad alto impatto per passare dalla fase (2) o (3) alla fase (4)

Io preparo i manager riguardo a comportamenti personali essenziali che sono richiesti dal nuovo modo di lavorare nel mondo della conoscenza per raccogliere, processare e organizzare tutti gli input, le idee, le informazioni e gli impegni che sono potenzialmente importanti per la loro vita e il loro lavoro.

Insegno in che modo prendere decisioni per intervenire quando gli eventi si manifestano, piuttosto che quando si ingigantiscono. E fornisco alle persone un modo per conservare la loro mente sgombra e mantenere sui binari ogni cosa che faccia parte della loro vita, col minimo sforzo.

È bene sapere cosa fare in questo caso. Io tengo seminari e scrivo frequentemente per diversi tipi di pubblico riguardo alla costruzione di un modello per l’organizzazione e la produttività personali che sia comprensibile e altamente funzionante.

Ma se i manager che riconoscono il valore potenziale dell’implementazione del modello nella loro vita vogliono davvero operare tale trasformazione, devo trascorrere del tempo reale con loro, affrontando le cose reali del loro mondo reale.

Nell’insegnare alle persone come affrontare il flusso del lavoro e l’organizzazione personale, devo trascorrere almeno due giorni con loro in privato, alla loro scrivania, senza interruzioni esterne.

Devo assicurarmi che i miei clienti applichino il modello che ho sviluppato per la gestione del flusso di lavoro personale alle centinaia di e-mail, di messaggi vocali, di pezzi di carta e di pensieri interiori (gli “oh sì ho bisogno di…”) sparsi in giro, ai quali loro stessi hanno permesso di scavalcare la soglia accedendo ai loro “dieci acri” psicologici. E poi ho bisogno di seguirli, in qualche modo, per rinforzare i nuovi comportamenti.

Loro possono assistere a un mio seminario su tale modello, cosa che equivale più o meno a vedere un video sul gioco del tennis. Saranno assolutamente entusiasti del fatto che esista un gioco chiamato tennis, e di come potrebbe essere giocare a tennis in modo eccellente con facilità. E arriveranno a tenere una racchetta da tennis tra le mani e a colpire qualche palla, fino a scoprire che c’è una connessione tra dove sono e dove potrebbero essere.

Ma se costoro vogliono davvero vivere e lavorare in un modo che non abbia alcun peso sulle loro menti, e in modo che le cose siano fatte con efficienza ed efficacia, allora abbiamo bisogno di scendere in campo per molte ore, e effettivamente far sì che costoro colpiscano le migliaia di palline che arrivano loro in una moltitudine di modi.

Abbiamo bisogno di fare pratica affrontando le e-mail, i messaggi vocali, i pezzi di carta sulla scrivania, uno alla volta – Cos’è? Cosa significa per te? Cosa ci farai? Qual è la prossima azione da intraprendere? – E abbiamo bisogno di costruire il sistema funzionante che garantirà i risultati del processo, in tempo reale, per le cose reali, in un modo che la persona possa effettivamente adottare.

Costoro potrebbero amare l’idea che la loro testa possa essere svuotata dai pensieri che distraggono e dallo stress scaturito da ciò che loro vorrebbero/dovrebbero fare, ma non potranno effettivamente vivere tale esperienza finché non vorranno effettivamente fare le cose che hanno bisogno di fare per renderla possibile.

In vent’anni di insegnamento e di consulenza, e avendo formato centinaia di manager riguardo a (e con) questo processo, non ho mai rilevato alcuna eccezione a questa regola. Devi essere condotto per mano in questa esperienza con un coach… Oppure non la vivrai, in modo permanente, al livello a cui vorresti viverla.

La sfida è inquadrare e affrontare i più sottili comportamenti, quelli che limitano o ampliano la nostra efficacia nel mondo. Abbiamo bisogno di fare questo nello stesso modo in cui molti di noi hanno identificato l’esercizio fisico come un comportamento strategico da installare nelle nostre vite, per il quale abbiamo trovato il coach di cui avevamo bisogno e che volevamo avere, per rendere possibile l’allenamento ad un nuovo livello di navigazione.

Dunque quali sono questi comportamenti? Come potrei operare in modo diverso se veramente mi assumessi la responsabilità di arrivare a corrispondere alla mia visione di quanto potrei essere bravo ed efficace? Quali sono le cose di cui io ho bisogno per fare, in modo coerente, ciò che ritengo che mi condurrà dove voglio andare? – Dopodiché devi trovare la persona o le persone che hanno modelli e strutture progettati per mantenerti sulla retta via, per far sì che continui nel solco dei modelli di pensiero e di azione che tu sai che saranno utili a te e alle persone per le quali sei utile tu.

I leader veramente grandi solo coloro i quali riuniscono le persone attorno a figure che staranno loro col fiato sul collo e che avranno il tempo e il permesso di mantenerli sempre focalizzati sul premio.

Affidarsi a un coach efficace non è un segno di debolezza. È piuttosto indice di una sofisticata consapevolezza dell’efficacia dell’utilizzo vantaggioso dei migliori strumenti per ristrutturare il nostro sistema di risposta automatica in modo da creare maggiori opportunità.

Articolo originale di David Allen. Traduzione e adattamento di E-quality Italia.

GTD® Mastering Workflow Coaching

Il Workflow Coaching è un programma one-to-one gestito da uno dei nostri coach certificati Getting Things Done®.

Il coaching ti consentirà di fare il punto su tutti i tuoi impegni lavorativi costruendo insieme a te un sistema efficace di gestione degli input che ti consentirà di raggiungere i tuoi obiettivi.

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