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PRINCE2®, che cos’è?

PRINCE2®, metodo leader

PRINCE2® è una metodologia di Project Management non proprietaria largamente utilizzata in più di 150 paesi in tutto il mondo; la sua diffusione cresce ogni giorno.

Corsi PRINCE2®
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È ormai considerato il metodo leader nella gestione dei progetti, con oltre 20.000 organizzazioni che già hanno ottenuto benefici da questo approccio innovativo e affidabile.

Il successo di PRINCE2® è dovuto in gran parte al fatto che si tratta di un metodo veramente generico: può essere applicato a qualsiasi progetto indipendentemente dalla dimensione, dal tipo, dall’organizzazione, dalla geografia o dalla cultura.

PRINCE2® include sette principi, sette tematiche di controllo, un ciclo di vita di Project Management e una guida alla personalizzazione del metodo per adattarlo all’ambiente del progetto.

PRINCE2 include anche un modello dei processi di gestione di un progetto. Il modello include tutte le attività necessarie per dirigere, gestire e rilasciare il risultato del progetto.

PRINCE2®, che cosa vuol dire

Il Project Manager è un Re

Ufficialmente PRINCE2® vuol dire PRojects IN Controlled Environments. Dietro l’acronimo, però, si nasconde un significato più sottile. Nelle metodologie di Project Management tradizionali il Project Management è un Re, cui è assegnata la responsabilità finale del risultato del progetto. Ad esempio nella guida al PMBoK del Project Management Institute si legge “Il Project Manager è la persona incaricata dalla Performing Organization di guidare il gruppo responsabile del raggiungimento degli obiettivi del progetto.”.

Per i Project Manager la nomina a Re del progetto è spesso un boccone avvelenato, perché il PM è reso accountable di fattori su cui non ha alcun controllo. Sono rari i progetti in cui il Project Manager ha il pieno controllo delle risorse a lui assegnate.

Il Project Manager è un Principe

In PRINCE2® il Project Manager non è un Re. Se c’è un Re, in PRINCE2®, questi è l’Executive; e anche questa affermazione non corrisponde del tutto a verità, dal momento che il ruolo dell’Executive è quello di un primus inter pares, che garantisce la disponibilità delle informazioni necessarie a prendere le decisioni.
In PRINCE2® le decisioni e le responsabilità relative sono assegnate al ruolo dotato della maggiore competenza in materia:

  • Il Fornitore Senior è responsabile della corretta realizzazione dei prodotti.
  • L’Utente Senior è responsabile della realizzazione dei prodotti corretti.
  • L’Executive è responsabile del raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione, e garantisce che si arrivi a una decisione anche in caso di divergenze di opinioni

Il Project Manager PRINCE2® è un facilitatore, un esperto dei processi di Project Management in grado di garantire la corretta circolazione delle informazioni e semplificare l’assunzione delle decisioni più importanti da parte del Comitato di Progetto.

Perché usare PRINCE2®

Adottare PRINCE2® come metodo per la gestione dei progetti ha molti benefici:

  • Può essere applicato a qualsiasi tipo di progetto
  • Fornisce a tutti coloro che lo applicano un vocabolario e un approccio comune
  • Può essere facilmente integrato con altri metodi di specifici settori industriali
  • Il focus sui prodotti consente alle parti interessate di aver ben chiari i risultati del progetto, e di definire facilmente standard di qualità concordati
  • Applica il concetto di “gestione per eccezione” che consente di utilizzare in modo efficiente il tempo del management
  • Impone un’attenzione particolare alla continua fattibilità del progetto
  • Esistono decine di organizzazioni di formazione e consulenza accreditate che operano in tutto il mondo e che possono fornire un supporto esperto per i progetti PRINCE2 o per le organizzazioni che intendono adottare PRINCE2.
  • Include definizioni esplicite dei ruoli e delle responsabilità, in modo che tutti comprendano cosa ci si aspetta da loro e cosa aspettarsi dagli altri.
La struttura di PRINCE2®
La struttura di PRINCE2®

I principi di PRINCE2®

Con il termine principi indichiamo delle linee guida che un progetto deve obbligatoriamente seguire se si decide di utilizzare PRINCE2®.

I principi fanno parte delle best practice, e derivano da lezioni, sia positive che negative, che hanno influito sul successo di molti progetti.

Le persone coinvolte in un progetto possono utilizzare i principi come quadro di riferimento, in modo da garantire che il metodo non sia applicato in modo eccessivamente prescrittivo o solo formalmente, ma con l’obiettivo di contribuire al successo del progetto.

Riportiamo di seguito una breve descrizione dei principi PRINCE2®; per approfondimenti puoi leggere questo articolo.

Continued business justification

Un progetto PRINCE2 deve garantire una continua giustificazione di business

Learn from experience

I team del progetto PRINCE2 imparano dalle esperienze precedenti (le lezioni vengono individuate, registrate e attuate durante tutta la durata del progetto)

Defined roles and responsibilities

Un progetto PRINCE2 definisce e concorda ruoli e responsabilità con una struttura organizzativa che tiene in considerazione gli interessi del business, degli utenti e dei fornitori.

Manage by stages

Un progetto PRINCE2 è pianificato, monitorato e controllato fase per fase

Manage by exception

Un progetto PRINCE2 definisce tolleranze per ogni obiettivo del progetto per stabilire i limiti dell’autorità delegata

Focus on products

Un progetto PRINCE2 si concentra sulla definizione e il rilascio dei prodotti, in particolare dei loro requisiti di qualità.

Tailor to suit the project environment

PRINCE2 si adatta alle dimensioni, all’ambiente, alla complessità, all’importanza, alla capacità e al rischio del progetto

Le tematiche PRINCE2®

Con il termine tematiche indichiamo gli aspetti della gestione del progetto con cui è necessario confrontarsi durante tutto il ciclo di vita.

Le tematiche forniscono una guida su come i processi PRINCE2® possano essere messi in pratica. Per esempio, numerosi processi di PRINCE2 prevedono la creazione o l’approvazione di piani, e la tematica pianificazione fornisce indicazioni in merito.

Nel loro insieme le tematiche PRINCE2® descrivono:

  • Come stabilire i parametri di riferimento per benefici, rischi, ambito, qualità, costi e tempi (tematiche Business Case, qualità e pianificazione)
  • Il modo in cui il team di gestione del progetto monitora e controlla il lavoro durante l’avanzamento del progetto (tematiche stato di avanzamento, qualità, cambiamento e rischio).

La tematica organizzazione è a supporto delle altre tematiche dal momento che fornisce una struttura di ruoli e responsabilità con chiari percorsi di delega ed escalation.

Il modello dei processi PRINCEr2
Il modello dei processi PRINCE2®

I processi PRINCE2®

PRINCE2 fornisce un modello dei processi per la gestione di un progetto. Questo modello comprende l’insieme delle attività necessarie per dirigere, gestire e rilasciare i prodotti di un progetto.

Starting up a project

Comprende tutte le attività pre-progetto necessarie per il commissioning del progetto. Consente di ottenere l’impegno della direzione aziendale o del programma a investire nell’iniziativa rispondendo alla domanda: “Siamo in presenza di un progetto fattibile e desiderabile?”

Directing a project

Elenca le attività del Project Board mentre esercita il controllo del progetto. Le attività si concentrano sul processo decisionale necessario per consentire ai membri del Project Board di adempiere con successo alle proprie responsabilità, delegando al Project Manager la gestione quotidiana del progetto.

Initiating a project

Descrive le attività che il Project Manager deve condurre per far partire il progetto su solide basi. Ogni progetto PRINCE2 ha una fase di avvio. L’elemento chiave di questa fase è la Documentazione di Inizio del Progetto, che include un Piano di Progetto complessivo e definisce i criteri di riferimento per i sei obiettivi di performance; tempi, costi, qualità, ambito, rischi e benefici.

Managing a Stage Boundary

Illustra le attività che il Project Manager deve intraprendere per fornire al Project Board informazioni sufficienti a per valutare il successo della fase corrente, approvare il Piano di fase successivo, rivedere il Piano di progetto aggiornato e confermare la giustificazione di business e l’accettabilità dei rischi.

Controlling a Stage

Descrive come il Project Manager gestisce l’attività di esecuzione/consegna del progetto durante una fase e riporta al Project Board i progressi e le eccezioni.

Managing Product Delivery

Fornisce indicazioni ai Team Manager sulla supervisione del lavoro di realizzazione dei prodotti del progetto e consente il collegamento tra il Project Manager e i team che intraprendono il lavoro del progetto.

Closing a Project

Descrive l’attività di chiusura che hanno luogo prima del termine della fase finale del progetto. Il Project Manager guida il processo che prevede una disattivazione ordinata, compresi gli eventuali requisiti di accettazione del progetto e di consegna.

L’ambiente di progetto

Uno dei principi di PRINCE2 sancisce che il metodo debba essere adattato al particolare contesto del progetto.

Il termine personalizzazione si riferisce alle misure adottate per applicare il metodo in modo adeguato a un singolo progetto, garantendo che la quantità di governance, pianificazione e controllo sia adeguata – né troppo onerosa per un progetto semplice né troppo informale per un progetto grande o complesso.

L’introduzione di PRINCE2 in un’organizzazione è indicata invece con il termine incorporazione.

Versioni di PRINCE2®

PRINCE2® 6th Edition

Axelos ha pubblicato un’edizione aggiornata della guida PRINCE2 nel maggio 2017, denominata PRINCE2® 6th Edition. Questa versione riveduta di PRINCE2 conferma l’approccio al Project Management della versione precedente, con la sua struttura basata su sette principi, tematiche e processi.

Le principali modifiche alla versione precedente della guida PRINCE2, pubblicata nel 2009 e denominata PRINCE2® 5th Edition, riguardano:

  • Adattamento di PRINCE2 alle esigenze delle organizzazioni e degli ambienti di progetto;
  • Legame tra tematiche e principi alla base di PRINCE2;
  • Revisione dei capitoli “Tematiche” per includere esempi specifici di personalizzazione ;
  • Applicazione pratica del metodo e della guida, con numerosi esempi, suggerimenti e suggerimenti;
  • Mantenimento della certificazione con il portale My PRINCE2.

PM4SD®

PM4SD sta per Project Management per lo Sviluppo Sostenibile; si tratta di un nuovo metodo basato su PRINCE2® per la pianificazione e la gestione dei progetti turistici e culturali. PM4SD contribuisce ad una realizzazione efficace ed efficiente dei progetti con l’obiettivo di garantire benefici per tutti: i visitatori, le comunità locali e gli stakeholder.

Certificazioni PRINCE2®

Per PRINCE2 sono disponibili due livelli di certificazione; il livello Foundation, che verifica la conoscenza del metodo da parte del candidato, e il livello Practitioner, che ha come obiettivo valutare se il candidato è in grado di applicare il metodo a un caso di studio. Per ulteriori informazioni puoi consultare le pagine dei corsi di preparazione agli esami:

Chi è Axelos

AXELOS è una joint venture partecipata congiuntamente dal Government’s Cabinet Office del governo britannico e da Capita plc.

AXELOS è responsabile dello sviluppo, del miglioramento e della promozione di una serie di metodologie di best practice utilizzate a livello globale da professionisti che lavorano prevalentemente nella gestione di progetti, programmi e portfolio, e nella gestione dei servizi IT.

Le best practice sviluppate da Axelos includono ITIL®, PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, MSP®, RESILIA®, e la recentissima AgileSHIFT®. Queste metodologie sono adottate in più di 150 paesi per migliorare le competenze e le conoscenze al fine di rendere più efficace il lavoro delle persone e delle organizzazioni.

Puoi trovare ulteriori informazioni su Axelos sul loro sito Web.

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