Come bilanciare le riunioni e il lavoro

Come bilanciare le riunioni e il lavoro

Articolo originale di David Allen, pubblicato nella serie “David’s Food for Thought”. Traduzione e adattamento a cura di E-quality Italia.

GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of the David Allen Company.

Il numero eccessivo di riunioni (oltre al volume di posta elettronica da smaltire) è oggi la principale lamentela dei lavoratori della conoscenza.

Detto questo, le riunioni possono essere estremamente efficaci e sono persino fondamentali per svolgere un compito importante. Sarebbe un esperimento interessante annullare tutte le riunioni e stare a vedere che cosa succede. Che cosa ci mancherebbe? Quali impatti negativi ci sarebbero? Quali opportunità non sarebbero riconosciute?

Questo esperimento ci consentirebbe di individuare le caratteristiche fondamentali di ogni incontro costruttivo e prezioso. Riflettere su questo esperimento rivela la componente chiave di incontri efficaci: lo scopo.

Una domanda essenziale a cui rispondere all’inizio di ogni riunione è: “Che cosa vogliamo realizzare qui e adesso?

Se lo scopo non è chiaro, nessuno ha criteri sufficienti per inquadrare e monitorare la conversazione che ne consegue, né le informazioni per sapere se partecipare o meno. Quindi, primo passo, assicuratevi che lo scopo di ogni meeting sia chiaro.

Supponendo che lo scopo di una riunione sia chiaro, il secondo fattore da considerare è questo: Qual è lo scopo della tua partecipazione? Qual è il tuo compito? Quali sono i tuoi ruoli e responsabilità durante la riunione? Come si relaziona l’incontro con il contesto?
Se l’incontro riguarda o coinvolge veramente le tue responsabilità, fai un passo avanti e mettiti a giocare. Altrimenti, fai un passo indietro ed esci.
Dato che molte aziende puntano a culture collaborative, so che potrebbe sembrare un atto sfacciato di ribellione e sfida rifiutarsi di partecipare a una riunione. Ma prima di accettare, prenditi due minuti per identificare lo scopo dell’incontro e il motivo per cui ci si aspetta che tu sia lì.
È possibile formulare una domanda con la massima eleganza e cortesia: “Mi piace contribuire al meglio possibile nelle riunioni, quindi mi aiutesti a capire il risultato desiderato della riunione, e se e come posso essere utile a raggiungere quel risultato?”.
Se lo scopo della riunione è chiaro, dovrebbe essere chiaro se il tuo coinvolgimento è necessario. In caso contrario, è possibile ottenere chiarezza effettuando ulteriori accertamenti. L’approccio corretto da tenere è fornire un contributo alla conduzione di riunioni significative, non cercare difar scomparire  le riunioni.
Cercando chiarezza e cercando di essere efficaci nel modo in cui trascorrete il vostro tempo, potete influenzare i vostri colleghi a fare lo stesso e aiutare la vostra organizzazione a spendere le risorse in modo più efficiente.
Ci sono molte buone pratiche per le  riunioni, che includono avere un ordine del giorno, avere un facilitatore per assicurare che l’ordine del giorno sia rispettato, tenere traccia delle decisioni e delle azioni successive (e da chi), concedere a tutti la possibilità di parlare, e avere sufficienti pause (se la riunione è più lunga di novanta minuti). Ma le fondamenta critiche sono chiare: lo scopo dell’incontro e il tuo ruolo in esso.
Le riunioni inefficaci contribuiscono ad altre abitudini inefficaci, come la perdita di tempo nelle e-mail. “Non ero sicuro di ciò che abbiamo deciso durante la riunione di progetto in termini di strategia di avanzamento. Qualcuno potrebbe fornirmi dei chiarimenti? Le email inefficaci contribuiscono a riunioni inefficaci. “Dobbiamo incontrarci di nuovo per chiarire gli argomenti del nostro ultimo incontro e chi farà che cosa entro quando”. E più si permettono entrambi i comportamenti, più in profondità siamo trascinati dentro le sabbie mobili.
Se le vostre riunioni non si concludono con un sospiro collettivo di, “Wow. Buona riunione” è necessaria una correzione di rotta. Iniziate chiarendo lo scopo con l’intento di contribuire efficacemente al valore della riunione, e state a vedere quello che succede.
Le riunioni sono indispensabili quando non si vuole fare nulla.
—J. K. Galbraith
Come bilanciare le riunioni e il lavoro ultima modifica: 2018-12-16T14:21:07+01:00 da amministratore