Come applicare insieme Scrum e Getting Things Done®

Scrum e Getting Things Done

Applico Scrum dalla fine degli anni ’90, e da tre anni sono diventato trainer Getting Things Done®; questo significa che le persone mi chiedono spesso quali sono le connessioni tra questo framework e GTD®.
Scrum è una struttura all’interno della quale le persone possono affrontare complessi problemi di adattamento, fornendo allo stesso tempo prodotti aventi il massimo valore possibile in modo produttivo e creativo.

Cos’è Scrum

Utilizzando le parole di Ken Schwaber e Jeff Sutherland Scrum è:

  • Leggero
  • Semplice da capire
  • Difficile da padroneggiare

Scrum è un framework di processo che è stato utilizzato per gestire lo sviluppo di prodotti complessi fin dai primi anni ’90. Scrum non è un processo o una tecnica per la costruzione di prodotti; piuttosto, è un framework all’interno del quale è possibile impiegare vari processi e tecniche.
Scrum è costruito intorno a tre ruoli e quattro eventi, he descriverò di seguito.
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GTD® FAQ

GTD® FAQ

Che cosa rende GTD® diverso dagli altri approcci di Time Management?

David Allen, l’autore di Getting Things Done, ha proposto un approccio radicalmente diverso. David sostiene che non abbiamo bisogno di time management (il tempo non può essere gestito) ma di self management, ovvero della capacità di gestire noi stessi in qualsiasi situazione o contesto. Il tempo è solo una variabile; dobbiamo imparare a gestire in modo efficace tutte le cose he dobbiamo o vogliamo fare, sia personalmente sia professionalmente.
GTD® ci spiega come conservare le informazioni che creiamo e catturiamo, decidendo ciò che vogliamo fare con esse, organizzando il risultato di questo lavoro in un sistema mantenuto costantemente aggiornato, e prendendo opportune decisioni tattiche e strategiche sul da farsi in ogni momento a partire dalle opzioni disponibili. GTD si pone come un approccio completo per aumentare la produttività diminuendo al tempo stesso lo stress.

Ci sono stati studi scientifici sull’efficacia di GTD®?

Sì; il capitolo 14 dell’edizione 2015 del libro Getting Things Done (pubblicato in italiano con il titolo “Detto, Fatto!”) cita numerosi ambiti di ricerca che hanno confermato l’efficacia del metodo, come ad esempio la psicologia positiva, la cognizione distribuita, la teoria del flusso, la teoria della autoleadership, e così via. Citiamo inoltre lo studio Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity di Francis Heylighen and Clément Vidal per ulteriori informazioni sui concetti scientifici alla base di GTD e del suo funzionamento.

Perché è preferibile partecipare a un corso piuttosto che limitarsi a leggere il libro?

Leggere il libro è certamente sufficiente per iniziare. Infatti molte persone che partecipano ai corsi hanno già letto il libro (anche se non è obbligatorio). Il libro è un ottimo modo per ottenere la conoscenza necessaria, mentre i corsi forniscono un aiuto per l’applicazione pratica. I corsi sono organizzati come workshop dove si inizia ad applicare GTD ottenendo dei feedback immediate da parte del facilitatore e degli altri partecipanti in sala, che si aiutano l’un l’altro nell’applicazione dei concetti fondamentali durante tutta la durata del corso. È la stessa differenza che passa tra conoscere qualcosa e metterlo davvero in pratica. Le best practices nell’applicazione di GTD sono presentate in diversi formati per soddisfare molti diversi stili di apprendimento.

Ci sono altre aziende che fanno formazione su GTD®?

E-quality Italia è l’unico partner della David Allen Company certificato del nostro Paese. Tutti i nostri trainer e coach hanno seguito un rigoroso processo di formazione e certificazione progettato e ottimizzato dalla David Allen Company negli ultimi trenta anni. I nostri sono quindi gli unici seminari e programmi di coaching GTD® certificati in Italia.

In che modo GTD® separa il successo dallo stress?

Il fatto che per avere più successo si debba accettare un maggiore livello di stress è un luogo comune molto diffuso. Abbiamo però visto spesso in che modo la tecnologia dell’informazione sia riuscita a trasformare attività difficili, complesse e stressanti in compiti di routine che vengono eseguiti al click di un pulsante. GTD® è una specie di “tecnologia della mente”, un processo di pensiero collaudato a lungo in alcuni degli ambienti di lavoro più impegnativi della nostra società, in grado di aumentare la produttività senza richiedere uno sforzo maggiore. In effetti gran parte delle persone sperimenta una riduzione dello stress contemporaneamente all’aumento dei risultati ottenuti, In termini più semplici GTD® è un modo più smart di vivere e lavorare.

Perché le persone raccomandano con entusiasmo GTD®?

Se avete contattato E-quality Italia perché qualcuno vi ha raccomandato il metodo GTD® sappiate che non siete i soli. Se aveste scoperto qualcosa che vi ha aiutato sistematicamente a raggiungere risultati migliori con minor stress sareste anche voi entusiasti! Qualunque cosa vi abbiano raccontato dell’adozione di GTD® vi raccomandiamo di provare il metodo in pratica e di persona, per vedere cosa GTD® può fare per voi. I nostri corsi rappresentano un ottimo punto di partenza.

In che modo GTD® può aiutare le persone ad alto potenziale?

GTD® è diverso dai programmi di gestione del tempo e della produttività che spesso sono inseriti nei piani di formazione come palliativo per i problemi incontrati dalle persone ad alto potenziale. GTD® consente di aiutare le persone più brillanti, impegnate e ambiziose delle nostre organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi. Inoltre GTD® consente di rendere sostenibile nel lungo periodo un livello di prestazione elevato.

Quali sono i passi successivi del percorso GTD®?

David Allen, il creatore di GTD®, ha paragonato la pratica GTD® a un’arte marziale in cui non ci sono necessariamente sempre mosse più avanzate da imparare, ma in cui i fondamentali della comprensione e dell’esecuzione devono essere costantemente raffinati durante tutta la vita e la carriera di ciascuno. Per questo motivo non c’è una progressione lineare, ma piuttosto coloro che praticano GTD® spesso trovano proficuo rileggere il libro e partecipare a corsi pubblici o a programmi di coaching personalizzati durante vari momenti della loro evoluzione.

Come posso entrare in contatto con gli altri che applicano GTD® in Italia?

Gestiamo diversi siti e gruppi social; potete scegliere a quali aderire per entrare in contatto con noi e con le altre persone che applicano GTD® in Italia.
In particolare potete rimanere in contatto con noi:

  • leggendo gli articoli sul nostro blog
  • mettendo “Mi piace!” sulla nostra pagina Facebook dedicata a GTD®
  • chiedendo l’iscrizione al gruppo Facebook GTD® Italia
  • seguendo l’account Twitter @GTD_Italia

In sette video il sistema GTD di David Allen

In sette video il sistema GTD di David Allen

GTD® è l’acronimo di Getting Things Done, una sigla nota a tutti coloro che hanno già migliorato la loro vita con il programma di David Allen.



Nel corso degli anni “Detto, fatto!” è diventato il manuale di riferimento per affrontare ogni tipo di impegno – lavoro, studio, intensa vita personale – in modo rapido ed efficace, e ha generato un’intera cultura di siti web, strumenti organizzativi, seminari e seguaci entusiasti.

Ognuno di noi si scontra ogni giorno con l’impossibilità di fare tutto e con l’inevitabile rischio di trascurare le cose importanti o di prendere le decisioni sbagliate. Il metodo del mago della produttività personale ci insegna a raggiungere un obiettivo straordinario: aumentare la nostra capacità di organizzarci e diminuire l’ansia.

In questa serie di sette episodi, registrati direttamente a casa Allen, David ci mostra come ha organizzato il suo sistema GTD®. Ecco i video con i relativi contenuti.
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Getting Things Done: sei fuori di testa?

Getting Things Done : sei fuori di testa?

La maggioranza delle persone tenta di gestire gli elementi più importanti del proprio lavoro e della propria vita conservandoli nella propria mente, ma la mente è un ufficio terribile! Recenti ricerche sui processi cognitivi hanno dimostrato le limitazioni della nostra mente quando si tratta di memorizzare, ricordare e mettere in priorità le attività della nostra vita.

In questo divertente video David Allen enfatizza la necessità di tener traccia di tutto ciò di cui ci dobbiamo ricordare in una “mente esterna”, in modo da “fare spazio a una maggiore creatività, al pensiero intuitivo o, semplicemente, essere presenti”. David Allen è uno dei pensatori più influenti al mondo per tutto ciò che riguarda la produttività. Fast Company Magazine gli ha attribuito il titolo di “Personal Productivity Guru”, mentre Forbes Magazine lo ha incluso nella lista dei 5 più executive coach americani. L’American Management Association lo ha incluso nella top ten dei business leaders. Il suo bestseller ‘Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity’ è stato pubblicato in trenta lingue (tra cui l’italiano, con il titolo “Detto, fatto!”) e la sua metodologia, denominata in breve GTD®, è diventata un fenomeno globale.

David Allen ha dedicato la propria vita a insegnare alle persone come rimanere rilassati e produttivi in un mondo che si muove ad alta velocità. In Italia la formazione e il coaching su Getting Things Done® sono stati affidati in esclusiva ad E-quality Italia; per saperne di più sui corsi Getting Things Done® in Italia fate click qui;  troverete qui una breve storia di David Allen e della metodologia GTD®.

Questa presentazione si è svolta in un evento TEDx utilizzando il formato TED conference, ma è stata organizzata in modo indipendente da una comunità locale. Per saperne di più https://www.ted.com/tedx

GTD®: Sei un Visionary/Crazy Maker? Scoprilo con GTD-Q.

Il test GTD-Q

GTD-Q è un test sviluppato dalla David Allen Company per valutare due elementi del self-management; il controllo e la prospettiva. Potete utilizzare questo semplice test – per completarlo sono necessari meno di due minuti – per valutare il vostro livello di produttività odierno.

Le vostre risposte ad alcune domande vi forniranno una prima indicazione del vostro posizionamento finale, come ad esempio “La mia vita è troppo caotica”, o “Ho un buon sistema per tener traccia di tutte le cose che devo fare”. Continua a leggere GTD®: Sei un Visionary/Crazy Maker? Scoprilo con GTD-Q.

Useclark®: il webinar

Useclark®: il webinar

Lo scorso 26 settembre Mark Tigchelaar, ideatore del metodo UseClark®, ha presentato il suo metodo in un webinar esclusivo per E-quality Italia. Se lo avete perso – o se volete rivederlo – non dovete fare altro che seguire il video qui sotto.

Useclark®: a cosa serve?

Oltre un milione di knowledge worker in tutto il mondo trascorre dalle tre alle cinque ore al giorno elaborando e analizzando le informazioni necessarie per il proprio lavoro, e questo tempo continua ad aumentare. Negli ultimi venti anni il flusso di informazioni è aumentato di venti volte. Siamo sommersi dalle informazioni che dobbiamo elaborare per il nostro lavoro, e non abbiamo strumenti per gestirle. L’effetto di questo sovraccarico è che ignoriamo le informazioni o le valutiamo superficialmente, e di conseguenza non siamo in grado di memorizzarle adeguatamente.
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Chi è David Allen, e com’è nato GTD®?

Chi è David Allen?

Articolo originale di E-quality Italia. Per informazioni sui nostri corsi GTD® fate click qui.

David Allen è nato a Shreveport, in Louisiana. Ha frequentato il college al New College in Florida, e ha iniziato gli studi universitari in Storia Americana all’università della California.

Negli corso degli anni David ha sperimentato decine di lavori, dal mago al cameriere, dall’istruttore di karate all’architetto di giardini, fino a diventare formatore su tematiche legate alla crescita personale. David ama dire che ha ricoperto trentacinque professioni prima di compiere 35 anni.

Dal momento che era più interessato allo sviluppo della persona che agli studi accademici, al business o alla carriera imprenditoriale David ha lasciato l’università, e per pagare l’affitto ha cominciato ad aiutare gli amici nelle loro attività di business, da buon “numero 2”.

Il maggiore interesse di David mentre svolgeva queste attività era rendere le cose più semplici; oggi parleremmo di miglioramento dei processi, David ama chiamare questa attività “pigrizia”.

Com’è nato GTD®?

David ha avviato il proprio studio di consulenza nel 1981, ma GTD® ha preso la forma attuale dopo l’inizio della collaborazione con Dean Acheson, consulente e mentore, che durante la propria attività di coach e consulente di change management aveva sviluppato alcune tecniche molto potenti.

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Intervista a David Allen

David Allen risponde alle nostre domande

La velocità e la frequenza dei cambiamenti e il numero crescente di cose da fare a casa e al lavoro sembra essere una caratteristica della vita moderna. Molte persone ritengono che se avessero più tempo a disposizione potrebbero far fronte in modo migliore ai propri impegni. Può spiegarci la differenza tra tempo a disposizione e spazio a disposizione, e perché questa distinzione è rilevante per la nostra produttività e il nostro benessere?

Non c’è bisogno di tempo per avere una buona idea, per essere innovativi e creativi, per amare o semplicemente per essere presenti a sé stessi qualsiasi cosa si stia facendo. Queste attività non richiedono tempo; richiedono spazio nella nostra psiche. Se siamo preoccupati, distratti, se portiamo dentro di noi i problemi del lavoro a casa o i problemi di casa al lavoro non saremo produttivi come potremmo esserlo, qualsiasi cosa stiamo facendo.
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GTD® e il Project Management secondo David Allen

Come molti dei lettori di questo blog sono rimasto affascinato anni fa (molti anni fa, ormai…) dalle metodologie di Project Management, che mi sembravano un ottimo modo per portare ordine nelle organizzazioni in cui lavoriamo, e – perché no – anche nelle nostre vite.

Per questo motivo negli anni ho studiato avidamente, e ho cercato di applicare, prima i consigli della Guida al PMBoK®, poi quelli della guida Successo alla Gestione dei progetti utilizzando PRINCE2®, e poi ancora i suggerimenti della Definitive Guide to Scrum™, e di un numero imprecisato di altre metodologie, Agile o tradizionali.

Poi ho iniziato ad applicare Getting Things Done® di David Allen (GTD®), e mi è sembrato di aver trovato finalmente quello che cercavo; un metodo pratico per portare ordine nel caos, e per mettere sotto controllo i nostri progetti. Mi è sembrato anche che GTD® non fosse in contraddizione con tutte le altre metodologie che ho studiato e applicato negli ultimi 25 anni (eh sì).

Dal momento che sono un ragazzo fortunato.. ho avuto modo recentemente di parlare di questi argomenti con David Allen durante il recente incontro dei GTD® representative ad Amsterdam. Trovate la registrazione della nostra chiaccherata nel video qui sotto.

Se non avete voglia di ascoltare tutto il video.. ecco le conclusioni della nostra intervista:

  • sappiamo ormai che la nostra mente segue – ogni volta che affrontiamo un nuovo progetto – cinque passi ben definiti, ovvero l’identificazione dello scopo del progetto, la creazione di una vision per il progetto, il brainstorming, l’organizzazione degli esiti del brainstorming e l’individuazione delle prossime azioni.
  • le metodologie di Project Management hanno ottenuto ottimi risultati, ma si concentrano sul passo organizzazione, trascurando spesso gli altri quattro passi.
  • anche i piani di progetto più dettagliati non possono contenere il livello di dettaglio necessario per passare davvero all’azione.

Morale? GTD® è fondamentale per chiunque lavori in un ambiente di progetto…

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