Working Standard: un nuovo approccio al cambiamento

Working Standard: un nuovo approccio al cambiamento

Immagina per un momento di lavorare in un’organizzazione in cui le persone non rispondono più alle e-mail. Un posto in cui è diventato “normale” dover inviare messaggi due o tre volte – poi prendere su il telefono e chiamare le persone – per ottenere una risposta a un problema su cui si sta lavorando.
Oppure, se questo è un’esagerazione per la tua immaginazione, che ne dici di immaginare di lavorare in un luogo in cui tutte le riunioni iniziano come previsto, ma con un ritardo di cinque o quindici minuti, per poi proseguire ben oltre l’orario di fine previsto?

Cosa? Oh.

Lavori lì? Mi dispiace sentirlo.

La buona notizia? Non sei solo. La cattiva notizia? Potrebbero esserci dei problemi con i Working Standard nella tua organizzazione.

Negli ultimi anni il nostro lavoro con GTD® ha consentito ai singoli individui di cambiare davvero il modo di lavorare. I nostri clienti riferiscono un forte impatto sulla loro capacità di dare priorità, focalizzarsi e andare avanti sulle cose che contano per loro.

Dopo anni di feedback positivi sappiamo con certezza quali vantaggi derivano agli individui dall’uso di GTD.

Ci è voluto un po’ più tempo per notare che, quando abbiamo formato numero significativo di persone in un team, dipartimento o organizzazione, le cose hanno iniziato a cambiare per l’intera organizzazione.

La somma dei singoli cambiamenti è diventata maggiore delle parti quando le prassi GTD sono entrate a far parte del modo in cui i membri del team comunicano tra loro e sono diventati parte implicita delle aspettative dell’organizzazione.

Questo è stato un risultato notevole, soprattutto perché non abbiamo cercato di cambiare l’intera organizzazione, ma il cambiamento è avvenuto lo stesso quando abbiamo raggiunto un punto di svolta per gli utenti di GTD.

Questa considerazione ci ha fatto riflettere; e se potessimo puntare fin dall’inizio a ottenere un cambiamento? E se potessimo produrre in modo prevedibile risultati simili a livello di un’intera organizzazione?

Crediamo che ci sia un modo per offrire una guida chiara, semplice e dettagliata agli standard di lavoro, con un impatto significativo sui risultati e sull’esperienza di lavoro nell’organizzazione.

Vale la pena notare a questo punto che non stiamo parlando di “cambiamento culturale”. Con GTD ci concentriamo su una parte specifica della cultura organizzativa, che chiamiamo Working Standards – “il modo in cui facciamo le cose da queste parti”.

Si tratta di intervenire sull’efficacia delle persone nei team, piuttosto che su tutti gli aspetti della cultura organizzativa, come i valori, la storia, ecc. È sul cambiamento di quelli che sono considerati “normali” standard di gruppo nell’ambito dell’esecuzione che crediamo di poter dare un contributo di trasformazione.

Quali sono gli standard attuali per lavorare insieme verso gli obiettivi concordati nella vostra organizzazione?

Per riprendere gli esempi del paragrafo di apertura, è normale nella vostra organizzazione aspettarsi un tempo di risposta di 24 ore per le e-mail che vengono inviate, o è normale dover inseguire le persone per le cose che avete chiesto?

È normale iniziare le riunioni in tempo, con un risultato chiaro per la riunione, o è normale che le persone si presentino con 5-10 minuti di ritardo senza una chiara idea del perché si trovano nella stanza? Questi sono quelli che noi chiamiamo Working Standart.

Queste sono cose semplici. Così semplici che ci si potrebbe chiedere perché un membro della direzione aziendale debba preoccuparsi di queste cose. Sicuramente queste cose non sono degne dell’attenzione della direzione, vero?

Beh, in realtà lo sono. Queste cose sono semplici, ma non sono irrilevanti.

Per esempio, a livello individuale, molti leader di una certa età non ritengono interessante imparare a utilizzare correttamente la tastiera del PC .

Non sorprende, quindi, che costoro trovino impossibile continuare a tenere il passo con il flusso di comunicazioni che li raggiunge.

Non possono tenere il passo perché stanno cercando di trovare la loro strada utilizzando solo due dita durante la loro giornata, il che è come cercare di fare uno sprint con un piede rotto. Non è intelligente.

Allo stesso modo, i costi organizzativi della mancanza di consapevolezza del costo di sbagliare le cose semplici a livello di team non significa che questi costi non esistono, e i costi di una cattiva gestione della posta elettronica o di una cattiva gestione delle riunioni – per citare solo esempi – sono enormi.

Di seguito riportiamo alcuni benefici che i nostri clienti sperimentano quando le persone iniziano a utilizzare davvero GTD nel loro team o dipartimento:

  • Tempi di risposta alle e-mail più brevi.
  • Riunioni che iniziano in tempo, con risultati chiari.
  • Riunioni che terminano (in tempo) con responsabilità tracciabili per i progetti concordati e le azioni successive.
  • I leader delegano prima, e delegano attività più grandi.
  • I manager sanno su cosa sta lavorando il loro team.
  • I team sanno chiaramente cosa ci si aspetta da loro.
  • Migliore qualità, conversazioni più rapide sulla capacità di eseguire il lavoro e sulla definizione delle priorità tra i manager e le persone che i manager gestiscono.
  • Chiarezza sulle attività correnti, portando regolarmente a zero le caselle di posta in arrivo.
  • Maggiore fiducia nelle decisioni di definizione delle priorità, sulla base di revisioni periodiche di tutti gli impegni.
  • Maggiore capacità di rispondere a circostanze non pianificate e agli imprevisti, senza andare in superlavoro o paralisi.

Quando GTD viene implementato a livello di team o di dipartimento, aumenta la probabilità che l’organizzazione possa utilizzare ciò che sa, rendendo gli individui e i team più capaci di rispondere. Una volta che le persone dispongono di un sistema che consente di ottimizzare il proprio flusso di lavoro, vengono rimossi molti colli di bottiglia nel flusso di informazioni dell’organizzazione.

A livello di team, lavorare in questo modo rende visibili i benefici della collaborazione. E la collaborazione è fondamentale per padroneggiare l’ambiente dinamico e caotico in cui operano le organizzazioni. A nostro avviso, un approccio che non solo crea spazio per gli individui, ma migliora la reattività in tutta l’organizzazione, porterà a una maggiore e migliore collaborazione.

E tutto questo può anche contribuire a raggiungere obiettivi meno tangibili, come tornare a casa in tempo per vedere la famiglia, ed essere più presenti, non pensando al lavoro, quando si sta a casa. Sembra utopico? Non lo è. Con un approccio sistematico, questi risultati sono prevedibili e affidabili.

Articolo originale inglese di Next Action Associates, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.

Working Standard: un nuovo approccio al cambiamento ultima modifica: 2018-11-04T20:08:25+00:00 da amministratore
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Quando GTD viene implementato a livello di team o di dipartimento, aumenta la probabilità che l'organizzazione possa utilizzare ciò che sa, rendendo gli individui e i team più capaci di rispondere. Una volta che le persone dispongono di un sistema che consente di ottimizzare il loro flusso di lavoro, molti dei colli di bottiglia nel flusso di informazioni dell'organizzazione vengono rimossi o ridotti.
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